Imprenditore sempre in emergenza: quando lavorare per espedienti diventa una debolezza organizzativa
Autore: Business Coach Tiziano Fiori
Essere capaci di trovare rapidamente una soluzione è una qualità importante per un imprenditore. In molte situazioni, infatti, flessibilità, intuito e capacità di adattamento permettono di superare ostacoli inattesi e mantenere operativa l’attività. Il problema nasce quando questa modalità non rappresenta più un’eccezione, ma diventa il modo abituale di lavorare.
Un’impresa che procede continuamente per espedienti può apparire dinamica e reattiva, ma nel tempo rischia di costruire una forte dipendenza dal titolare e una crescente fragilità organizzativa.
L’espediente può essere utile, ma deve restare un’eccezione
In una situazione critica, trovare una soluzione temporanea può essere necessario.
Un collaboratore è assente, un software non funziona, una consegna rischia di saltare, un cliente presenta un’esigenza imprevista: in questi casi l’imprenditore deve essere capace di reagire rapidamente.
Qui l’espediente svolge correttamente la propria funzione.
Serve a sbloccare una situazione temporanea.
Il problema nasce quando la soluzione provvisoria non viene successivamente analizzata, migliorata e trasformata in una modalità operativa più stabile.
La soluzione temporanea diventa così una scorciatoia permanente.
Quando lavorare in emergenza diventa il normale sistema aziendale
Molti imprenditori si abituano progressivamente a lavorare in una condizione di emergenza continua.
Ogni giorno compaiono problemi da risolvere, richieste da gestire, decisioni urgenti, clienti da richiamare, attività da recuperare e collaboratori da supportare.
A quel punto il titolare può iniziare a percepire questa capacità di intervento continuo come una propria forza.
In parte lo è.
Ma se tutto dipende dalla sua presenza, dalla sua memoria, dalle sue decisioni e dalla sua capacità di trovare ogni volta una nuova soluzione, l’impresa non sta sviluppando una vera struttura.
Sta semplicemente diventando più dipendente dall’imprenditore.
Perché molti imprenditori finiscono per lavorare così?
Spesso questa modalità nasce proprio nella fase iniziale dell’attività.
Quando l’impresa è piccola, il titolare segue direttamente clienti, fornitori, amministrazione, vendite, problemi operativi e sviluppo.
Questo approccio può funzionare.
Anzi, spesso è proprio la velocità decisionale dell’imprenditore a permettere alla nuova attività di crescere.
Ma ciò che funziona con pochi clienti e poche persone può diventare inefficiente quando aumentano attività, collaboratori, responsabilità e informazioni da gestire.
Il problema è che il comportamento iniziale continua anche quando l’organizzazione è diventata più complessa.
L’imprenditore continua quindi a:
- risolvere personalmente i problemi;
- prendere quasi tutte le decisioni;
- intervenire nelle attività dei collaboratori;
- ricordare scadenze e informazioni;
- modificare continuamente le priorità;
- correggere errori all’ultimo momento;
- trovare soluzioni diverse allo stesso problema.
Questa modalità può dare una sensazione di controllo.
In realtà produce spesso l’effetto opposto.
Il rischio principale: risolvere i sintomi senza eliminare le cause
L’espediente tende quasi sempre a risolvere il problema immediato.
Raramente interviene sulla causa.
Se un’attività viene consegnata in ritardo, si accelera il lavoro.
Se manca un’informazione, si chiama direttamente qualcuno.
Se un collaboratore non sa cosa fare, interviene il titolare.
Se una procedura non funziona, si aggira il problema.
Il risultato viene raggiunto.
Ma il sistema rimane invariato.
E quindi lo stesso problema può ripresentarsi.
Quando questo meccanismo viene ripetuto continuamente, l’impresa entra in una situazione nella quale l’emergenza non è più un evento: diventa il modello operativo.
Il costo nascosto degli espedienti continui
Una scorciatoia può sembrare conveniente perché permette di risparmiare tempo nell’immediato.
Ma ogni soluzione temporanea non trasformata in un miglioramento organizzativo genera un costo futuro.
Possiamo definirlo una sorta di debito organizzativo.
Con il tempo questo debito può manifestarsi attraverso:
- attività ripetute inutilmente;
- errori ricorrenti;
- informazioni disperse;
- dipendenza dalle singole persone;
- difficoltà nella delega;
- maggiore necessità di controllo;
- ritardi;
- stress;
- difficoltà nel prevedere tempi e costi;
- riduzione della capacità di crescita.
Il vero costo non è quindi soltanto il tempo perso.
È l’impossibilità di costruire un’organizzazione capace di produrre risultati in modo stabile e replicabile.
Quando il titolare diventa indispensabile per tutto
Uno dei segnali più evidenti è la presenza continua dell’imprenditore in quasi ogni attività importante.
Se deve approvare tutto, controllare tutto, ricordare tutto e intervenire ogni volta che qualcosa esce dalla normalità, l’impresa possiede un problema strutturale.
Il paradosso è evidente:
più l’imprenditore diventa bravo a risolvere problemi, più l’organizzazione può diventare dipendente dalla sua capacità di risolverli.
A quel punto la giornata del titolare viene progressivamente assorbita dall’operatività.
E diminuisce il tempo disponibile per ciò che dovrebbe rappresentare il suo vero ruolo:
strategia, sviluppo, innovazione, relazioni, organizzazione, mercato e crescita.
Dall’espediente al metodo
L’obiettivo non deve essere eliminare completamente gli espedienti.
Sarebbe poco realistico.
Ogni organizzazione deve essere capace di reagire agli imprevisti.
La differenza sta in ciò che accade dopo.
Ogni volta che un problema viene risolto attraverso una soluzione temporanea, l’imprenditore dovrebbe chiedersi:
Perché è stato necessario intervenire?
Qual è stata la causa del problema?
Può ripresentarsi?
Possiamo trasformare questa soluzione in una procedura?
Chi dovrebbe gestire questa situazione la prossima volta?
Quale controllo possiamo introdurre?
È questo passaggio che consente di trasformare l’esperienza quotidiana in conoscenza organizzativa.
Un’impresa cresce quando trasforma le soluzioni in sistema
La crescita non deriva soltanto dalla capacità di trovare nuove opportunità.
Dipende anche dalla capacità di rendere ripetibili i risultati.
Ogni soluzione efficace dovrebbe quindi diventare, quando possibile:
esperienza → metodo → procedura → responsabilità → controllo → miglioramento.
In questo modo l’organizzazione impara.
E soprattutto riduce progressivamente la propria dipendenza dalla presenza continua del titolare.
Suggerimento del Business Coach Tiziano Fiori
Conta quante volte intervieni per risolvere lo stesso tipo di problema
Per una settimana annota ogni situazione nella quale sei costretto a intervenire personalmente per sbloccare un’attività, correggere un errore o prendere una decisione che qualcun altro avrebbe potuto gestire.
Alla fine della settimana osserva quali problemi si sono ripetuti.
Se una situazione accade una sola volta, può essere un imprevisto.
Se accade frequentemente, probabilmente non è più un’emergenza.
È un processo che manca, una responsabilità non definita o un sistema che deve essere migliorato.
L’obiettivo non è perdere la capacità di trovare soluzioni.
È utilizzare quella capacità per costruire un’organizzazione che abbia sempre meno bisogno di soluzioni improvvisate.
Come può aiutare un Business Coach?
Un Business Coach può aiutare l’imprenditore a distinguere tra capacità personale di risolvere problemi e capacità dell’organizzazione di produrre risultati.
Attraverso l’analisi delle attività, delle responsabilità e dei comportamenti ricorrenti è possibile individuare dove il titolare continua a sostituirsi al sistema, quali problemi vengono affrontati continuamente in emergenza e quali attività possono essere trasformate in processi più chiari e replicabili.
Il lavoro consiste anche nel favorire un passaggio progressivo:
dal fare al far funzionare,
dall’intervento continuo alla responsabilizzazione,
dall’espediente al metodo,
dal metodo al sistema.
Perché un’impresa realmente organizzata non è quella nella quale l’imprenditore riesce sempre a salvare la situazione.
È quella nella quale deve farlo sempre meno.
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